E-Rechnung und Lohn 2026: Was Zahnarztpraxen jetzt umstellen sollten

Du hast schon den Überblick aus 2025 gelesen und fragst dich: Was ist 2026 wirklich neu - und was ändert den Alltag in deiner Zahnarztpraxis?
2026 ist weniger „Zahlenupdate“ und mehr Workflow-Jahr: E-Rechnung, GoBD, Mindestlohn/Minijob und neue Kleinunternehmer-Grenzen wirken direkt in euren Abläufen. Drei Dinge müssen jetzt sauber laufen:

• E-Rechnung + GoBD-Aufbewahrung (Rechnungseingang, Prüfung, Archivierung - ohne Medienbruch)
• Kleinunternehmer-Regeln (neue Schwellen + „Sofort-Kippen“ bei 100.000 EUR)
• Lohnabrechnung & Sozialversicherung (Mindestlohn, Minijob, SV-Grenzwerte - spürbar im Personalkonto)

Dazu kommen ein paar Inhaber-Themen (Grundfreibetrag, Pendlerpauschale, Kinder) und praktische Investitionshebel (degressive AfA, E-Mobilität).

2026 in 30 Sekunden: die wichtigsten Zahlen für Zahnarztpraxen

Thema	2026 Wert	Warum das eine Zahnarztpraxis betrifft
Grundfreibetrag	12.348 EUR	Weniger Einkommensteuer bei kleinen/mittleren zu versteuernden Einkommen (zusammenveranlagt: 24.696 EUR).
Kindergeld	259 EUR/Monat	Privat relevant, taucht häufig in Inhaber-Fragen auf (Günstigerprüfung vs. Kinderfreibetrag).
Kinderfreibetrag (Eltern zusammen)	9.756 EUR	Ebenfalls ein Inhaber-Thema - und stark nachgefragt (Freibetrag + BEA-Anteil).
Pendlerpauschale	0,38 EUR/Kilometer	Mehr Werbungskosten für Inhaber und Mitarbeitende - oft spürbar, gerade bei kurzen Wegen.
Mindestlohn	13,90 EUR/Stunde	Direkter Lohnkostenhebel - insbesondere bei Aushilfen/Assistenz.
Minijob-Grenze	603 EUR/Monat	Vertrags- und Stundenplanung für Minijobber muss oft neu justiert werden.
BBG KV/PV	69.750 EUR/Jahr	Höhere AG/AN-Beiträge bei höheren Gehältern.
BBG RV/ALV	101.400 EUR/Jahr	Gleiches Spiel - besonders bei leitenden Funktionen.
JAEG (allgemein)	77.400 EUR/Jahr	Relevant für die Frage „GKV pflichtig oder freiwillig/PKV möglich?“.

Quellen (zuletzt geprüft am 26.01.2026): BMF: Die wichtigsten steuerlichen Änderungen 2026 (Steuerwerte). Für Sozialversicherung und Lohn: BMAS: Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026 (SV-Grenzwerte), BMAS: Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro (Mindestlohn) und Minijob-Zentrale (Minijob-Grenze).

E-Rechnung 2026: das neue Herzstück (und der größte Praxis-Hebel)

Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. 2026 ist damit praktisch das erste volle Jahr, in dem diese Prozesse nicht nur „theoretisch“, sondern prüfungsfest im Alltag funktionieren müssen.

Eine E-Rechnung ist nicht „ein PDF per E-Mail“, sondern eine Rechnung in strukturiertem Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD in einem EN-16931-konformen Profil - nicht jedes „ZUGFeRD-PDF“ zählt), die maschinell verarbeitet werden kann.

Zeitplan: Empfangen ist Pflicht - Ausstellen läuft in Stufen

• Empfang: seit 01.01.2025 erforderlich (für B2B im Inland).
• Ausstellen (Übergangsregeln):
  • Bis 31.12.2026 dürfen Rechnungsaussteller statt E-Rechnung noch „sonstige Rechnungen“ nutzen (Papier gilt als „sonstige Rechnung“ und ist in den Übergangsregeln weiterhin zulässig; PDF gilt ebenfalls als „sonstige Rechnung“ und wird in der Praxis oft genutzt, wenn beide Seiten damit arbeiten).
  • Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR verlängert sich das bis 31.12.2027.
  • Praktisch heißt das: ab 01.01.2027 trifft es zuerst die größeren, ab 01.01.2028 dann auch die kleineren Rechnungsaussteller.

Details zu Übergangsregeln (inkl. 800.000-EUR-Schwelle): BMF-FAQ zur E-Rechnung (zuletzt geprüft am 26.01.2026).

Praxis-Realität: Wo E-Rechnungen bei Zahnarztpraxen wirklich ankommen

Die meisten E-Rechnungen in einer Zahnarztpraxis sind nicht Patientenrechnungen, sondern Eingangsrechnungen von:

• Dental-Depots und Lieferanten
• Dentallaboren
• Software-/IT-Dienstleistern
• Marketingagenturen, Fotografen, Webdienstleistern

2026 geht es weniger um „ob“, sondern um: Wer sieht die Rechnung, wie wird sie geprüft, wie wird sie GoBD-sicher archiviert - und wie landet sie ohne Medienbruch in der Buchhaltung?

GoBD-Update: Warum ein Postfach kein Archiv ist

Die GoBD wurden im Juli 2025 u. a. mit Blick auf die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen aktualisiert. GoBD erwartet, dass der Prozess nachvollziehbar dokumentiert ist (wer, wann, wie, welche Systeme, welche Kontrollen). Der typische Fehler in Praxen ist leider immer noch:

„Die Rechnung liegt doch in der E-Mail - das reicht.“

Das Problem: Ein Postfach ist weder ein geordnetes, revisionssicheres Ablagesystem noch garantiert es Nachvollziehbarkeit (z. B. wer freigegeben hat) oder die Unversehrtheit der Originaldatei. Bei E-Rechnungen ist außerdem entscheidend: Mindestens der strukturierte Originalteil (z. B. XML) muss unversehrt archiviert werden - nicht nur ein Screenshot oder Ausdruck.

Quelle: BMF: GoBD - 2. Änderung vom 14.07.2025.

In Zahnarztpraxen sind Eingangsrechnungen (Depot, Labor, IT) oft der Engpass - nicht Patientenrechnungen. Deshalb lohnt sich der Fokus auf Eingang, Freigabe und Archiv: Ein sauberer Ablauf spart Rückfragen, Korrekturen und Stress bei der nächsten Prüfung.

Beispiel aus dem Praxisalltag: Eine Laborrechnung kommt als XRechnung. Die Assistenz sieht sie am selben Tag, prüft Leistung/Betrag, der Praxisinhaber gibt frei - und die Originaldatei (inkl. XML) landet unverändert im Archiv. Fertig.

14 Tage bis E-Rechnungs-fit

E-Rechnung ist Prozess, nicht Dateiformat. So bekommst du das in 14 Tagen pragmatisch in die Praxis:

Ziel: Jede Rechnung ist innerhalb von 48h gesehen, freigegeben oder in Klärung - und die Originaldatei landet GoBD-konform im Archiv.

Woche 1: Verantwortung, Eingang, Sichtbarkeit

• Tag 1-2: Verantwortung klären
  • Wer ist zuständig für den Rechnungseingang (Team) und wer gibt final frei (Inhaber)?
  • Welche Stellvertretung gilt bei Urlaub/Krankheit?
• Tag 3-4: Rechnungseingang bündeln
  • Eine klare zentrale Eingangsadresse/Quelle definieren.
  • Lieferanten aktiv informieren („bitte an … senden“).
• Tag 5: Sichtbarkeit sicherstellen
  • Regel schaffen: Jede Rechnung wird innerhalb von 48h gesehen oder in Klärung überführt.
  • Für strukturierte Rechnungen: eine lesbare Darstellung (Ansicht) organisatorisch sicherstellen, damit das Team prüfen kann.

Woche 2: Prüfung, Archiv, Übergabe an Buchhaltung

• Tag 6-7: Prüflogik definieren
  • Formale Prüfung (Rechnungspflichtangaben, Leistung, Datum, Betrag).
  • Sachliche Prüfung (Lieferung/Leistung erbracht? passt zur Bestellung/Behandlung?).
  • Freigabeprozess (z. B. „Vier-Augen“ ab Betrag X).
• Tag 8-10: Archivierung GoBD-sicher machen
  • Originaldatei inkl. strukturiertem Teil wird unverändert abgelegt.
  • Ablage ist nachvollziehbar (Index: Lieferant, Datum, Betrag, Kostenstelle).
  • Zugriffsrechte und Löschregeln sind geregelt (keine „Privatablage“).
  • Aufbewahrung: Buchungsbelege 8 Jahre (seit 01.01.2025). Andere Unterlagen teils 6 oder 10 Jahre - je Dokumenttyp. Wenn du unsicher bist: oft sinnvoll, konservativ auf 10 Jahre auszulegen.
• Tag 11-12: Übergabe ohne Medienbruch
  • Vereinbare ein klares Übergabeformat an die Buchhaltung/Steuerkanzlei (kein „PDF ausdrucken, abheften, später scannen“).
  • Test mit 3-5 echten Lieferantenrechnungen (Depot, Labor, IT).
• Tag 13-14: Dokumentieren & Team kurz schulen
  • Kurz-„Verfahrensdoku“: Wer macht was, wann, in welchen Systemen, welche Kontrollen gibt es - und wie wird korrigiert?
  • 30-Minuten-Schulung: Eingang, Prüfung, Freigabe, Ablage - fertig.

Kleinunternehmer 2026: „bei Zahnärzten egal“ - bis es plötzlich nicht mehr egal ist

Viele Zahnarztpraxen sind mit Heilbehandlungen umsatzsteuerbefreit. Für die Kleinunternehmer-Grenze ist aber der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG entscheidend: Umsätze aus Heilbehandlungen (soweit sie nach § 4 Nr. 14 UStG tatsächlich steuerfrei sind) zählen bei der Ermittlung der Umsatzgrenzen grundsätzlich nicht mit. Entscheidend sind die steuerpflichtigen Nebenumsätze - sie können euch schneller als gedacht in Umsatzsteuer-Prozesse ziehen.

Hinweis: Das ersetzt keine Einzelfallprüfung. Gerade bei Mischleistungen bzw. der Abgrenzung „medizinisch vs. kosmetisch“ lohnt sich ein kurzer Check.

Die neuen Grenzen (und der gemeine Teil)

• 25.000 EUR: Vorjahresumsatz-Grenze
• 100.000 EUR: Grenze im laufenden Jahr

Der Unterschied zu früher ist entscheidend: Die 100.000 EUR sind keine reine Prognose mehr.
Wer sie im laufenden Jahr überschreitet, fällt sofort aus der Kleinunternehmerregelung heraus. Ab diesem Zeitpunkt gilt Regelbesteuerung - mit allen Konsequenzen für Rechnungen, USt-Ausweis und Prozesse.

Praxis-Tipp: Baue dir eine „USt-Ampel“ für Nebenumsätze

• Monatlich die steuerpflichtigen Nettoumsätze auswerten (nicht „Gesamtumsatz Praxis“).
• Frühwarnstufe definieren (z. B. ab 70-80% der 100.000 EUR).
• Klären: Welche Leistungen sind steuerfrei, welche steuerpflichtig (und warum)?
• Bei knapper Grenze: Vorsteuer- und Preiseffekt mit deinem Steuerberater sauber durchrechnen.

Lohn & Sozialversicherung 2026: ein echtes Update-Jahr

Änderungen zeigen sich oft zuerst im Personalkonto, nicht in der Steuererklärung. 2026 bringt mehrere Stellschrauben:

• Mindestlohn: 13,90 EUR/Stunde (seit 01.01.2026)
• Minijob: 603 EUR/Monat (bei Mindestlohn sind das grob ~43 Stunden/Monat)
• Übergangsbereich (Midijob): 603,01 EUR bis 2.000 EUR/Monat
• BBG/JAEG: Sprünge, die Gehaltserhöhungen und Statusfragen (GKV/PKV) beeinflussen

SV-Grenzwerte (BBG/JAEG): siehe BMAS: Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026.

Das wird bei Praxismanager:in, ZMV oder anderen leitenden Kräften schnell konkret - Bonusmodelle und Gehaltssprünge sind häufige Auslöser.

Quellen: BMAS: Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2026 auf 13,90 Euro und Minijob-Zentrale: Der Minijob mit Verdienstgrenze.

3 typische Lohn-Stolpersteine im Januar 2026

1. Minijob passt nicht mehr zum Dienstplan
   Gleiche Stunden wie 2025 + höherer Mindestlohn = schnell über 603 EUR. Schon 2-3 zusätzliche Dienste im Monat können den Minijob kippen. Ergebnis: aus Minijob wird Midijob, und es ändern sich Beiträge und Meldepflichten.

2. Entgeltumwandlung/bAV nicht neu geprüft
   Gerade bei niedrigen Grundgehältern muss sichergestellt sein, dass Mindestlohn- und Entgeltgrenzen weiterhin sauber eingehalten werden.

3. GKV/PKV-Status „aus Versehen“ geändert
   Gehaltserhöhungen oder Bonusmodelle können Mitarbeitende über die JAEG schieben. Das ist gut planbar - aber nur, wenn man es vorab prüft.

Werte für Praxisinhaber: Grundfreibetrag, Pendler & Kinder (kurz, aber wichtig)

Inhaber-Themen sind nicht der größte Hebel im Alltag, aber sie helfen bei der Planung:

• Grundfreibetrag 2026: 12.348 EUR (zusammen: 24.696 EUR).
  Tipp: Prüfe, ob eine Anpassung der Vorauszahlungen sinnvoll ist, um Überzahlungen zu vermeiden.
• Kindergeld/Kinderfreibetrag: Das Finanzamt prüft automatisch, was günstiger ist - du musst nicht „raten“, aber du solltest die Werte kennen.
• Pendlerpauschale 2026: 0,38 EUR je Entfernungskilometer ab dem 1. Kilometer.
  Tipp: Gerade Mitarbeitende fragen nach - ein kurzer Hinweis auf den Lohnsteuer-Ermäßigungsantrag kann für Wertschätzung sorgen.

Investitionsbooster & E-Mobilität: Timing entscheidet (2026-2027)

Für Zahnarztpraxen ist das nicht „Politik“, sondern Liquidität - gerade bei größeren Anschaffungen:

• Degressive AfA bis zu 30% für bewegliche Wirtschaftsgüter, wenn die Investition nach dem 30.06.2025 und vor dem 01.01.2028 liegt.
• E-Mobilität: Für betriebliche E-Autos gelten Sonderabschreibungsregeln (z. B. hoher Abschreibungsanteil im Anschaffungsjahr). Voraussetzungen im Einzelfall prüfen.

Beispiel: Wenn du 2026 ohnehin in Röntgen, Scanner, IT, Behandlungsstuhl oder Praxisfahrzeug investieren willst, lohnt sich eine kurze Timing-Prüfung - wann kaufen/liefern lassen, wie finanzieren, welche Effekte auf Steuern und Liquidität?

Kleines, aber oft vergessen: Künstlersozialabgabe (KSK) bei Marketing

Wer Leistungen bei Designer:innen, Fotograf:innen oder Content-Dienstleistern einkauft, wundert sich manchmal über eine KSK-Prüfung.

• Abgabesatz 2026: 4,9%
• Bagatellgrenze: erst ab einer gewissen Jahressumme relevant - aber „ein bisschen Content“ kann sich schnell aufsummieren.

Quelle zum Abgabesatz: BMAS: Künstlersozialversicherung - Abgabe sinkt 2026 auf 4,9%.

Kurz-Check für die Praxis:

• Zahlen wir an selbstständige Kreative (nicht nur an Agenturen)?
• Gibt es wiederkehrende Leistungen (Fotos, Website, Texte, Ads-Kreation)?
• Ist klar dokumentiert, wer Leistungsempfänger ist und wie gemeldet wird?

Achtung: Auch einzelne Aufträge können abgabepflichtig sein, wenn sie in ein wiederkehrendes Marketing-/PR-Bild passen.

Was aus 2025 bleibt weiterhin wichtig (und wird 2026 nicht plötzlich harmlos)

Auch wenn 2026 neue Schwerpunkte setzt, bleiben einige Klassiker relevant - gerade bei Prüfungen:

• Umsatzsteuer-Fallen (Eigenlabor, Chairside, kosmetische Leistungen)
• Gewerbesteuer-Risiken (Abfärberegelung, Strukturfragen in Gemeinschaftspraxen)
• Unterhalt nur noch unbar (Abzugsfähigkeit sauber dokumentieren)
• Einbringung/Entnahme/Verkauf von Praxiswerten (Gestaltung und Timing)
• Geschenke-Freigrenze und korrekte Dokumentation

Wenn du die Basics dazu nochmal kompakt willst, lies auch den Beitrag aus 2025:
Die wichtigsten steuerlichen Pflichten für Zahnarztpraxen (2025)

2026 gewinnt die Praxis mit den besseren Abläufen

Wenn du 2026 nur als „Zahlenupdate“ behandelst, bist du zwar korrekt - aber nicht unbedingt sicherer oder effizienter. Der echte Unterschied entsteht dort, wo Zeit und Risiko sitzen: Rechnungseingang, Archiv, Lohnabrechnung.